Dans les grandes organisations, ne pas avoir de politique de gestion des notes de frais n’est pas une option. Même lorsque les entreprises publient des stratégies de dépenses décontractées, vous pouvez être sûr que dans les coulisses, une équipe financière contrôle qui dépensera de l’argent et où.
La raison est simple: la gestion des dépenses est risquée. Peu de processus, le cas échéant, reposent sur le comportement correct d’un aussi grand nombre de personnes, dépensant de l’argent provenant de sources si diverses, pour fonctionner. La plupart des dépenses de voyages et de divertissement sont effectuées loin du bureau, ce qui complique la tâche des examinateurs pour déterminer à quel point une dépense d’entreprise est «ordinaire et nécessaire». Les détenteurs de cartes d’entreprise sont chargés d’effectuer des achats que l’équipe des finances ne peut approuver que lorsque l’argent de la société a été dépensé.
Ne pas surveiller le comportement incorrect a des conséquences. En plus de la perspective de ne pas être préparé à un audit, la fraude occasionne aux entreprises une perte importante par an. Mais le risque inhérent à la gestion des dépenses n’est pas simplement un artefact d’échelle organisationnelle. Dans les petites entreprises, on surveille généralement moins chaque dépense. Lorsque les employés sont simplement supposés dépenser leur argent de la manière appropriée, avec un minimum de contrôle, il y a de fortes chances que quelqu’un commette une erreur ou profite de cette liberté. En d’autres termes, c’est précisément la collégialité d’une petite équipe qui cache une activité problématique.