Le règlement européene vise à réduire les formalités administratives et les coûts pour les citoyens lorsqu’ils doivent présenter un document public délivré par un pays de l’UE situé dans un autre pays de l’UE. En vertu du règlement, les documents publics (par exemple, un acte de mariage) émis par les autorités d’un pays de l’UE doivent être acceptés comme authentiques par les autorités d’un autre pays de l’UE sans que le document soit authentifié (la soi-disant apostille). . Le règlement simplifie également les formalités relatives aux copies certifiées conformes et aux traductions des documents publics lorsque des copies certifiées conformes ou des traductions sont requises par les autorités du pays de l’UE destinataire.Les documents publics couverts par le règlement font référence en particulier à l’état civil, comme la naissance, le nom, le mariage, le partenariat enregistré, la parentalité, l’adoption, le décès et l’absence de casier judiciaire.
Le règlement ne détermine pas si les documents sont reconnus par le pays dans lequel ils sont présentés car ils sont actuellement régis par le droit national. Cependant, dans l’application de leur droit national, les pays de l’UE doivent respecter le droit de l’Union européenne, y compris la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne, sur la libre circulation des citoyens au sein de l’Union européenne.
Le règlement introduit également des formulaires types multilingues facultatifs qui peuvent être joints aux documents publics pour éviter les obligations de traduction. Cela signifie que lorsqu’un citoyen demande un document public à une autorité (par exemple, un acte de naissance), il peut également demander un formulaire standard multilingue qui sera joint au document public.